Chronique 2 : S’organiser pour réussir, Getting Things Done de David ALLEN

Septembre était à peine entamé que je croulais devant la somme considérable d’engagements qui s’invitaient chaque jour dans mon agenda, mon quotidien. Au bureau, à la maison, les choses ne semblaient pas en place, les post-it qui ornaient mes écrans n’avaient plus de signification. Il m’arrivait aussi de reporter de semaine en semaine certains rendez-vous : ophtalmologue, dentiste, et de rater quelques belles sorties : expositions…

Un soir en rentrant, en constatant l’étendue des dégâts dans ce qui jadis avait été un bureau : brochures de vacances, guide de randonnées, cartes de visites, billets d’avions périmés, je me rendis à l’évidence. Il allait vite me falloir un système d’organisation efficient, efficace si je voulais arriver à mes fins.

C’est alors que prise d’un éclair de lucidité, je me suis rappelé de l’ouvrage : S’organiser pour réussir, la méthode GTD, de David ALLEN, des éditions Leduc. Comment diable avais-je pu l’oublier ? Je l’avais reçu quelques jours auparavant et mon esprit l’avait pourtant consigné dans la case des : MUST READ.

« Et oui Sana, si tu avais un tant soit peu, mis de l’ordre dans des affaires, tu ne l’aurais pas enterré dans ta bannette « en-cours » », m’a alors insufflée ma petite voix.
Cette fois-là, c’était trop (Maurice…). Je me mis donc à dévorer ce que j’allais considérer quelques jours plus tard comme, de l’or.

Voici le résumé du livre :

Vous croulez sous vos listes de tâches au travail et à la maison ? La méthode GTD (Getting Things Done, d’après le titre américain du livre) ou l’art de l’efficacité sans le stress est une méthode qui permet d’accroître vos capacités d’organisation, votre efficacité et votre créativité sans multiplier vos efforts.
Déjà appliquée dans les plus grandes entreprises internationales, elle peut transformer radicalement votre manière de vivre et de travailler. Son principe : votre efficacité est directement proportionnelle à votre capacité à vous détendre. Si votre esprit est clair et vos idées organisées, vous pouvez améliorer vos performances sans subir de stress.

Ce livre vous apprend à :

– réévaluer vos objectifs au fur et à mesure que les priorités changent,
– vous débarrasser du sentiment d’être débordé, anxieux, stressé, impuissant,
– planifier et matérialiser vos projets,
– accepter de ne pas pouvoir tout faire en même temps.

« Les stratégies que propose David Allen pour s’acquitter de sa charge de travail sont inestimables. Lisez ce livre ! » Ken Blanchard, coauteur du Manager minute.

À propos de l’auteur

David Allen est président de la David Allen & Company. Il bénéficie d’une expérience de plus de 20 ans en tant que consultant en gestion, coach exécutif et pédagogue. Il est notamment connu pour son travail sur la pro­duc­ti­vité et son rôle de confé­ren­cier et fa­ci­li­ta­teur pour de nombreuses entreprises telles qu’Oracle, L.L. Bean, QVC et la Banque mondiale. Il est également l’auteur d’un bulletin élec­tro­nique, les principes de la pro­duc­ti­vité, et son œuvre a été publiée dans de nombreuses revues et quotidiens tels que Fast Company, Fortune et le célèbre Los Angeles Times.

Le cadre est posé à présent. Voici donc mon résumé, mes ressentis, mon avis sur cet excellent ouvrage (oups, je viens de vous donner un indice-là!).

Mon résumé

C’est bien la première fois qu’une folle envie d’appliquer tous les principes du livre de façon concomitante à la lecture me prenait. C’est bien la première fois que j’avais envie tout de suite d’expérimenter ce que je lisais.

A la fin de la première partie du livre, je ne pouvais plus me permettre de lire sans exécuter : j’ai donc fait un grand nettoyage de mon bureau chez moi. J’avais tout collecté comme l’auteur le préconise, tout consigné dans des chemises, tout répertorié. Et c’était déjà pour moi une belle victoire. Un bon début. Je sais que cette méthode demande du temps pour bien l’intégrer dans son quotidien mais je dois dire que c’est la meilleure méthode d’organisation que j’ai expérimentée. Pas étonnant que le livre de David ALLEN soit un best-seller, vendu à plus d’un million et demi de personnes.

Quelle est donc cette recette miracle ?

La méthode

Les étapes indispensables sont les suivantes :

1. Collecter tout ce qui attire notre attention :

L’étape de la collecte consiste à ramassez l’intégralité des entrants, toutes les boucles ouvertes que nous avons dans l’esprit, ou dans nos bureaux : gadgets, courriers, papiers, magazines, documents, emails..

S’agissant des outils de collecte, ils peuvent être divers :
* La corbeille à courriers,
* Le papier : carnet, cahiers, classeurs,
* La prise de note numérique : ordinateurs, tablettes, et autres smartphones,
Courriels, ..

L’idée est de ramasser tout ce qui nécessitera tôt ou tard une action ou une décision. Je puis vous garantir, pour l’avoir testé, que cette simple étape nous allège l’esprit.

C’est ainsi qu’en réfléchissant bien et après avoir collecté tout ce qui était « matériel » dans mon environnement de travail, j’ai profité de l’instant pour également dépoussière de mon esprit des idées que j’avais renvoyé aux calendes grecques : prendre des cours de dessin, tester le cours de piano du Conservatoire, créer le site internet pour mon projet humanitaire..je les ai notées sur une feuille séparément.

Les 3 facteurs de succès de la collecte sont :

1. Toute boucle ouverte doit être collectée et sortie de notre esprit, et l’outil de collecte doit être partie intégrante de notre environnement afin de saisir instantanément une idée qui a du potentiel,
2. Le nombre de boites d’entrée : David Allen préconise d’avoir autant de boites d’entrée que l’on souhaite, mais aussi peu que l’on peut. Car, plus on en a, moins on les vide régulièrement.
3. Le vidage des boites d’entrée : vider signifie décider de façon précise de quoi il retourne, et ce qu’il faut en faire.

2. Clarifier la signification de chaque élément, et ce qu’il y a lieu de faire

Pour clarifier, deux questions sont à se poser :
Qu’est-ce qu’un intrant ? Un intrant est tout ce qui arrive dans une boite de réception.
Est-ce concrétisable ? Oui et non.

Non-concrétisable -> si la réponse est non, il y a trois possibilités :

C’est obsolète et inutile : donc poubelle ! Je ne vous dis pas la quantité d’éléments inutiles dont j’ai pu me débarrasser en me posant cette simple question. Est-ce que c’est concrétisable ? En d’autres termes, est-ce que c’est exploitable. La carte de visite écornée d’une connaissance que j’avais rencontré il y a 4 ans à une formation et dont rien ne me lie à elle dans le présent fait partie des éléments obsolètes.

Rien à faire maintenant, mais plus tard peut-être…(incubation),

Troisième option : c’est une information potentiellement intéressante qui pourrait s’avérer utile un jour (référence).

Pour les éléments concrétisables, il y a deux points à déterminer :

Quels sont les projets dont vous vous occupez et quels sont les résultats auxquels vous vous êtes engagé ?
Quelle est la prochaine action à exécuter ?

Si cela concerne un projet : il faut saisir ce résultat dans la liste projets, comme un jalon planté pour se rappeler qu’il y a là une boucle ouverte. Quelle est l’action suivante ? C’est la question FONDA-MEN-TALE. C’est la question critique à se poser pour tout ce que vous avez collecté, car, elle est la clé d’une structuration substantielle. La prochaine action c’est le premier acte concret que vous devez accomplir pour passer de la réalité à l’achèvement.

Exemple : rechercher des cours d’aquarelle, sur internet ; passer un coup de fil à Charles.

Cette question de l’action suivante est vraiment fondamentale à mes yeux. Si nos organisations, entreprises, administrations étaient familières de cette VRAIE QUESTION DE L’ACTION SUIVANTE : nous nous éviterions de nombreuses palabres inutiles, tous les symptômes de la réunionite aigue, ainsi que les regards de chiens de faïence du genre « c’est toi qui t’en occupe ? ». C’est mon côté pragmatique. Parlez c’est bien, mais, se demander qui fait quoi, et quelle est l’action suivante : c’est encore mieux. Parenthèse faite. Même pour des projets personnels, en y réfléchissant certains ne se concrétisent pas parce qu’on est au stade du rêve, ou de l’idée générale, et qu’on a du mal à se dire : « bon, du coup, je commence par quoi ? ».

Une fois défini l’action suivante, vous devez choisir : de la faire, de la sous-traiter, ou de la reporter.

A ce stade, j’ai ressenti un grand soulagement et une certaine structuration de mon esprit car : j’avais tout collecté (de mes tiroirs, de mes commodes, et mon esprit jusque mes rêves fous..),j’avais trié les éléments concrétisables des choses carrément inutiles.
En fait, le soulagement se mêlait à une certaine forme de regret (c’est d’une grande simplicité, j’aurais vraiment pu m’en occuper avant, voilà ce qu’a soufflé ma petite voix).

Notons qu’au stade de l’action, il y a un concept fondamental, que dis-je une notion clé à retenir et exécuter : si l’action suivante demande moins de deux minutes, faites-la ! Honnêtement, si vous deviez retenir une seule chose de cet incroyable ouvrage : c’est bien de cela qu’il s’agit. Si l’action suivante demande moins de deux minutes, faites-la !

3. Structurer les résultats, ce qui fait surgir des alternatives

Pour gérer les éléments concrétisables, il faut :
– une liste de projets,
– des dossiers pour les plans de projets, et les contenus,
– un agenda,
– une liste de rappels d’actions suivantes,
– une liste de rappel des éléments sous-traités.

S’agissant des projets : ils se définissent par des résultats en moins d’un an et exigent plus d’une action.

Exemples :
– accueillir un nouveau salarié,
– finir budgets,
– acheter nouvelle table de cuisine,
– changer l’ampoule de la véranda…

Les actions à exécuter à un moment particulier doivent être notés sur l’agenda.

A ce stade, tous les détails, plans et documents dont vous pouvez avoir besoin dans le cadre des différents projets doivent être placés dans des chemises, des fichiers, des carnets ou classeurs séparés.

On peut également tenir une liste « Un jour peut-être » :
– faire un saut à l’élastique,
– passer un mois dans un ashram,
– faire une cousinade..

NB : les listes doivent être revues régulièrement pour être corrigées, abondées, modifiées, en somme : actualisées.

4. Réfléchir à chaque élément

Cette étape de réflexion consiste dans la révision hebdomadaire de tous les projets en cours et de toutes les boucles ouvertes. On passe en revue toutes les actions et options qui ont été définies, car cela améliore l’efficacité des choix que l’on fait.

Pour résumer mon propos ci-dessus, je dirais que le système repose sur :
– une liste de projets,
– un agenda,
– une liste actions suivantes,
– une liste « en attente ».

Quant à la révision périodique, elle est primordiale parce qu’ elle permet de :
* collecter et traiter tous les éléments,
* de revoir votre système,
* de mettre à jour vos listes,
* de parvenir à une situation ordonnée et nette, à jour et exhaustive.

5. Envisager la prochaine action

L’auteur illustre beaucoup son propos au travers notamment d’exemples de la vie quotidienne.

Par exemple, nous invitons des amis à diner. Et en allant à la cuisine, nous constatons la pagaille.

Nous identifions les objets pas à leur place (c’est la collecte),
Nous trions : à garder, à jeter (c’est l’étape de clarification),
Puis nous rangeons le frigo, l’évier, la poubelle (structuration),
Ensuite, nous consultons notre livre de recettes (réflexion),
Enfin, nous mettons du beurre à fondre dans la poêle (l’action).
L’étape 5 est le passage à l’action.

« La raison d’être de mon processus de gestion du flux de travail est de faciliter la prise de bonnes décisions en permanence. Le lundi à 10h33, le fait de décider si je dois appeler Ysée, finir mon offre ou nettoyer mes courriels sera toujours un choix intuitif mais, dans un cadre ordonné, j’aurai une confiance accrue dans mes choix. Je passerai de l’espoir à la confiance dans mes actions, ce qui augmentera immédiatement mon énergie et mon efficacité », nous dit l’auteur.

Les choix d’actions dépendent :
– Du contexte,
– Du temps disponible,
– De l’énergie,
– De la priorité.

En résumé, pour atteindre la sensation de maitrise, il faut deux moyens essentiels :
– une définition claire des projets et des actions suivantes pour progresser vers l’achèvement,
– des rappels confiés à un système fiable à revoir régulièrement.

L’auteur met également l’accent sur la nécessité d’une planification souple dans la gestion de projets, et met également en exergue :

• L’intérêt de la question du pourquoi dans tout projet,
• Les normes, valeurs, et morales,
• La visualisation du résultat,
• La clarification des résultats,
• Le brainstorming..

Schéma de la méthode d’organisation issue du livre S’organiser pour réussir, de David ALLEN

Quelques citations tirées de l’ouvrage

« L’angoisse découle du manque de maitrise, d’organisation, de préparation et d’action », David Kekich.

« Bienheureux les souples, ils ne resteront pas coincés », Michael Mc Griffy.

« Une perspective sans action n’est qu’un rêve ; une action sans perspective est une corvée ; une pespective et une action sont l’espoir du monde », 1730 dans une église du Sussex.

« Aussi lourd et épineux que soit un problème, on sort de la confusion en faisant un premier pas vers la solution. Un premier pas, ça change tout », George F.Nordenbolt.

« Qui ne prend pas ses idées au sérieux est maitre de ses idées et qui est maitre de ses idées ne risque pas de se laisser dominer par elles », Lin Yutang.

Mon avis

Je pourrais aisément vous en écrire davantage tellement c’est un livre qui m’a passionné.

Dès les premières pages, on comprend tout de suite ce vers quoi l’auteur veut nous ramener : un ensemble de principes de bases et des bonnes pratiques pour les mettre en œuvre. Une mine de trouvailles, d’information, qui donnent de l’énergie, de la clarté et de la présence à ce que l’on fait.

Que l’on ait douze ans, vingt-neuf, ou cinquante ans, que l’on soit étudiant, salarié, ou PDG, que l’on souhaite organiser un diner, faire ses devoirs, ou définir la stratégie d’une holding à la sortie d’un conseil d’administration : la méthode de David Allen a révolutionné le domaine de la productivité personnelle. Ce que nous présente l’auteur est le résultat de plus de trois décennies de découvertes, d’expériences de terrain : car Allen en sait un rayon sur la question vu qu’il a coaché les cadres les plus brillants et les plus surmenés de son pays, aussi bien à leur bureau que chez eux.

Très sincèrement, ce livre est une barre d’or. C’est Le livre de l’efficacité. C’est Le livre qui nous vaccine contre le fait de courir plusieurs lièvres à la fois sans sens ni perspective, de procrastiner, de renoncer à certains projets personnels, ou professionnels. Je n’ai pas suffisamment de recul car l’auteur souligne qu’il faut au moins deux ans pour atteindre une certaine maitrise de la méthode, mais ce dont je suis sûre c’est que mes débuts sont très prometteurs.

Diagramme de Justin de Gagnermavie.com

Je sens une certaine forme de maitrise du temps, de mon agenda, et des évènements, et j’ai moins de mal à dire non à certaines sollicitations car en un coup d’œil, j’ai une vision d’ensemble de ma charge de travail.

Et en parlant de charge, j’ai la douce impression que cette méthode diminue ma charge mentale. En effet, moi qui ai une fâcheuse tendance à tout intégrer dans mon cerveau (des choses les plus banales aux engagements les plus importants) le simple fait de « tout-coucher » sur le papier, et sur l’agenda me libère.

Si vous souhaitez passer commande :

C’est par ici !

Si j’ai un conseil à vous prodiguer c’est : procurez-vous cet incontournable de l’organisation !

A très bientôt,

Sana,

Tous droits réservés.